Un dispositivo che genera un allarme è utile solo se qualcuno lo riceve e interviene in tempo. Molti progetti falliscono non per la tecnologia, ma per la catena organizzativa a valle del segnale.
Il primo elemento è l'affidabilità tecnica: autonomia delle batterie rispetto alla durata del turno e procedure di ricarica, copertura della rete radio in tutte le aree, compresi locali interrati, cabine e zone schermate da strutture metalliche, comportamento in caso di perdita del segnale. Un dispositivo uomo a terra che non comunica dal fondo di una vasca di depurazione è inutile proprio dove serve di più.
Il secondo è la qualità degli allarmi. Troppi falsi allarmi generano assuefazione, fenomeno noto come affaticamento da allarme: lavoratori e centrale cominciano a considerare ogni segnale come presumibilmente falso. Prima della messa a regime conviene una fase di taratura in cui si registrano e analizzano tutti gli allarmi, regolando soglie e tempi di ritardo.
Il terzo è la procedura di risposta: chi riceve l'allarme, entro quanto tempo deve richiamare il lavoratore, cosa fa se non riceve risposta, chi si reca sul posto, con quali dotazioni, come si coordina con la squadra di emergenza e con il piano di primo soccorso previsto dal DM 388/03. La procedura va provata con esercitazioni, come si fa con l'evacuazione.
Infine servono controlli periodici documentati di funzionamento, analoghi alla prova di un rilevatore gas, e un responsabile della gestione dei dispositivi, delle taglie e delle sostituzioni.