Robot collaborativi, sistemi di IA, esoscheletri e wearable hanno in comune un tratto: entrano in azienda spesso su iniziativa di funzioni diverse dalla sicurezza, come produzione, logistica, informatica o risorse umane, e arrivano al servizio di prevenzione quando le decisioni sono già state prese. Il RSPP ha interesse a costruire meccanismi che lo coinvolgano prima.
Tre strumenti sono particolarmente efficaci. Il primo è una procedura di gestione del cambiamento che obblighi a una valutazione preliminare di sicurezza per ogni nuova tecnologia, modifica di impianto o software che tocchi funzioni di sicurezza o dati dei lavoratori. Il secondo è l'inserimento nel processo di acquisto di requisiti standard e di una firma del servizio di prevenzione prima dell'ordine per le categorie a rischio. Il terzo è un gruppo di lavoro stabile sulle tecnologie che riunisca sicurezza, manutenzione, informatica, risorse umane, protezione dei dati e medico competente.
La partecipazione dei lavoratori non è un adempimento formale. L'art. 50 del D.Lgs. 81/08 prevede la consultazione del RLS in ordine alla valutazione dei rischi e alla scelta delle misure, l'AI Act chiede di informare rappresentanti e lavoratori prima dell'introduzione di sistemi ad alto rischio, lo Statuto richiede l'accordo per gli strumenti di controllo. Usare la riunione periodica dell'art. 35 per presentare il piano di innovazione dell'anno permette di affrontare in anticipo timori e resistenze, che altrimenti emergono quando il sistema è già installato.