Definire in anticipo quando un'azione e un'intera indagine possono considerarsi chiuse evita due situazioni frequenti: indagini mai chiuse, che restano aperte per anni in attesa di un intervento dimenticato, e indagini chiuse troppo presto, appena firmato l'ordine di acquisto di un dispositivo. Una regola pratica prevede tre stati distinti: azione completata, azione verificata come attuata, azione verificata come efficace dopo un periodo di osservazione stabilito.
Per misurare l'efficacia si possono usare indicatori semplici legati alla causa trattata. Se la causa era la mancata separazione tra pedoni e mezzi, l'indicatore può essere il numero di attraversamenti fuori dai percorsi osservati in campionamenti periodici, oppure il numero di segnalazioni di quasi investimenti. Se la causa era la scarsa manutenzione di un dispositivo, l'indicatore può essere la percentuale di controlli eseguiti nei tempi previsti. Gli indicatori vanno scelti in modo da essere raccolti senza sforzi eccessivi.
Il periodo di osservazione dipende dalla frequenza dell'attività: per un'operazione svolta ogni giorno possono bastare due o tre mesi, per una manutenzione annuale bisognerà attendere il ciclo successivo. Al termine, il gruppo o il RSPP redige una breve nota di chiusura che riporta i risultati delle verifiche, eventuali correttivi apportati e la conferma che le lezioni sono state diffuse. Questa nota, allegata al rapporto, completa la documentazione dell'intero ciclo.