La cooperazione e il coordinamento previsti dall'art. 26, comma 2, si concretizzano in gran parte nella riunione di avvio, che nelle aziende più strutturate prende il nome di kick-off meeting. In presenza di subappalti la riunione ha senso solo se partecipano i referenti operativi di tutte le imprese che lavoreranno, non soltanto il commerciale dell'appaltatore principale.
Una riunione efficace segue un ordine preciso. Si parte dalla descrizione delle lavorazioni previste e dalla loro sequenza, poi si esaminano sul posto o su planimetria le aree interessate, gli impianti in funzione nelle vicinanze, i percorsi dei mezzi e le vie di esodo. Seguono le interferenze reali, cioè le attività che si svolgono nello stesso luogo o nello stesso tempo, le misure concordate per ciascuna, i permessi di lavoro necessari, le modalità di comunicazione delle emergenze e i nominativi delle persone autorizzate a sospendere i lavori. Il verbale riporta le firme dei partecipanti e viene allegato al DUVRI come aggiornamento.
Un accorgimento utile nelle catene lunghe è chiedere a ciascun referente di ripetere, con parole proprie, le tre misure più importanti che dovrà far applicare ai propri addetti. È un controllo semplice che rivela subito incomprensioni linguistiche o tecniche. Nei lavori di durata superiore a qualche settimana conviene prevedere brevi riunioni periodiche, anche settimanali, centrate sulle variazioni del programma, perché le interferenze nascono soprattutto quando i lavori slittano e si sovrappongono a fasi non previste.