Il lavoro ibrido ha trasformato anche gli uffici. Molte aziende hanno ridotto il numero di postazioni assegnate e introdotto postazioni condivise prenotabili, spazi per riunioni e aree informali. La presenza giornaliera varia molto, con giorni quasi vuoti e giorni di forte affollamento in coincidenza di riunioni o eventi.
Le postazioni condivise richiedono attenzione ergonomica: sedie e monitor devono essere facilmente regolabili da persone diverse, e il lavoratore va formato a regolarli ogni volta, altrimenti utilizzerà la postazione come l'ha lasciata il collega. Per chi usa attrezzature personali, come supporti o tastiere specifiche, servono armadietti e regole chiare. Anche la pulizia delle superfici condivise diventa una misura igienica da organizzare.
L'aspetto più trascurato riguarda le emergenze. Il piano di emergenza era costruito sulla presenza stabile di persone note, con addetti antincendio e primo soccorso distribuiti per piano. Con il lavoro ibrido può accadere che in un determinato giorno nessun addetto sia presente in un'ala dell'edificio, o che il conteggio delle persone al punto di raccolta sia impossibile perché non si sa chi è in sede. Le soluzioni passano per il collegamento tra sistema di prenotazione delle postazioni e piano di emergenza, una pianificazione dei turni di presenza degli addetti e un numero di addetti formati maggiore del minimo. Le prove di evacuazione vanno svolte anche in giornate a bassa presenza, per verificare che il sistema regga.