Nella BBS gli osservatori sono in genere lavoratori dello stesso livello, formati allo scopo, che osservano i colleghi per brevi periodi programmati. Questa scelta riduce la percezione di controllo gerarchico e aumenta la qualità del dialogo. Un osservatore dedica di solito pochi minuti a ogni osservazione, con una frequenza concordata, per esempio una o due osservazioni a settimana per ciascun osservatore.
Il principio fondamentale è che l'osservazione non è anonima nei confronti della persona osservata, che viene informata e coinvolta, ma è anonima nei dati: sulla scheda non si scrive il nome e i risultati non vengono mai usati a fini disciplinari. Se questo patto viene violato anche una sola volta, il processo perde credibilità e difficilmente si recupera. Va chiarito in modo esplicito con la direzione e con l'RLS prima dell'avvio, preferibilmente per iscritto.
I dati raccolti si sintetizzano nella percentuale di comportamenti sicuri, calcolata come rapporto tra comportamenti sicuri e totale dei comportamenti osservati, per categoria, area e periodo. Il campionamento deve coprire turni, giorni e attività diverse, altrimenti le percentuali rispecchiano solo le situazioni più comode da osservare. Un valore stabilmente vicino al cento per cento non è necessariamente una buona notizia: può indicare osservazioni superficiali o una scheda che non coglie i comportamenti realmente critici. In quel caso conviene rivedere la scheda e verificare la preparazione degli osservatori.