I dati di un cruscotto provengono da sistemi diversi: paghe per le ore lavorate, infermeria e registri interni per le medicazioni, denunce INAIL per gli infortuni, gestionale di manutenzione per verifiche e controlli, piattaforma formativa per corsi e scadenze, moduli cartacei o app per near miss e ispezioni. Ogni passaggio manuale tra questi sistemi è un'occasione di errore, e il RSPP deve conoscere la catena dei dati quanto conosce i rischi.
Dopo l'abolizione del registro infortuni, INAIL mette a disposizione dei datori di lavoro il cruscotto infortuni, consultabile con le credenziali dei servizi online, che riporta gli eventi denunciati per l'azienda. È una fonte utile per verificare che il registro interno sia allineato con le denunce effettivamente presentate e per ricostruire lo storico in caso di cambio di gestione.
Le regole minime di governo dei dati sono: un'unica fonte ufficiale per ogni informazione, definita nella scheda indicatore; un responsabile della validazione mensile prima della pubblicazione; controlli di coerenza automatici, come infortuni senza data di rientro o ore lavorate a zero per un reparto attivo; conservazione delle versioni pubblicate, in modo che un dato rettificato non sovrascriva quello già comunicato. I dati sanitari e quelli relativi agli eventi con nomi dei lavoratori richiedono accessi limitati e il rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali. Un controllo di riconciliazione trimestrale tra registro interno e cruscotto INAIL fa emergere denunce mancanti o duplicate.