Il miglior insieme di indicatori fallisce se presentato in modo illeggibile. Alcune regole di comunicazione visiva valgono per qualunque strumento, dal foglio di calcolo ai software di business intelligence. Ogni indicatore va mostrato con il suo trend, perché un valore isolato non dice se la situazione migliora o peggiora: per i dati mensili bastano dodici o ventiquattro punti con la linea dell'obiettivo.
I semafori rosso, giallo e verde sono utili per attirare l'attenzione, ma vanno legati a soglie scritte nella scheda indicatore e non al giudizio di chi prepara la presentazione. Per chi ha difficoltà nel distinguere i colori conviene affiancare un simbolo o un'etichetta testuale. I grafici a torta tridimensionali, le scale che non partono da zero per esagerare una variazione e i doppi assi con unità diverse confondono e andrebbero evitati.
Ogni pagina deve rispondere a una domanda precisa: dove siamo rispetto all'obiettivo, dove si concentrano i problemi, cosa stiamo facendo. Una buona pratica è accompagnare il cruscotto con tre righe di commento per ogni indicatore fuori soglia: causa individuata, azione decisa, responsabile e data. Un direttore di logistica che riceve venti grafici senza commento li sfoglia; uno che riceve cinque grafici con tre decisioni da prendere li legge e decide. Il formato deve funzionare anche stampato in bianco e nero e su un telefono, perché spesso è lì che viene consultato. Un modello grafico fisso, uguale ogni mese, abitua i lettori a trovare subito le informazioni.