La domanda OT23 va presentata esclusivamente in via telematica attraverso i servizi online INAIL entro il 28 febbraio dell'anno per il quale si chiede la riduzione. La riduzione riconosciuta si applica al tasso di quell'anno e si traduce in un risparmio che emerge con la regolazione in autoliquidazione. Per ogni intervento la guida specifica la documentazione probante da allegare, che deve dimostrare non solo l'esistenza dell'intervento ma la sua effettiva attuazione nel periodo.
Gli errori più frequenti che portano al rigetto sono ripetitivi. Documentazione generica, ad esempio una procedura senza evidenza della sua applicazione, come registri, verbali o report. Documenti con date fuori dall'anno di riferimento. Interventi che in realtà coincidono con obblighi di legge. Mancanza di firme o di elementi richiesti dalla guida, come l'indicazione dei lavoratori coinvolti. Evidenze non riferite alla PAT per cui si chiede la riduzione.
Una buona pratica è predisporre per ogni intervento un fascicolo già durante l'anno, con un indice che segue le richieste della guida, e fare una verifica incrociata prima dell'invio da parte di una persona che non ha curato l'intervento. In caso di rigetto è possibile presentare ricorso secondo le modalità indicate da INAIL. Conservare l'intero fascicolo anche dopo l'accoglimento è indispensabile, perché INAIL può effettuare controlli successivi e la mancanza di prove comporta la revoca del beneficio con il recupero delle somme.