Sul mercato esistono numerosi software per la redazione del DVR, la gestione delle schede di mansione, il calcolo delle esposizioni e la programmazione delle scadenze. Possono far risparmiare molto tempo, soprattutto nelle aziende con molte mansioni e aree, perché collegano automaticamente rischi, misure, formazione, DPI e sorveglianza sanitaria.
I vantaggi sono reali: coerenza tra le varie parti del documento, aggiornamento più rapido, scadenzari automatici per verifiche, corsi e visite, calcolo corretto di indici come il livello di esposizione al rumore o l'indice di sollevamento NIOSH, storico delle revisioni. Alcuni strumenti includono librerie di rischi e di misure tipiche per settore.
I rischi sono altrettanto concreti. Il più noto è il DVR fotocopia: testi di libreria non adattati, che descrivono rischi assenti e trascurano quelli specifici. Un ispettore esperto riconosce subito un documento generato in serie, e la giurisprudenza è costante nel ritenere inadeguata una valutazione generica non riferita alla realtà aziendale. Un altro rischio è la fiducia cieca negli algoritmi: se il software calcola un indice da dati inseriti in modo errato, il risultato sarà sbagliato con un'apparenza di precisione.
Prima di adottare un software il RSPP dovrebbe verificare la metodologia di calcolo dichiarata, la possibilità di personalizzare le scale e i testi, l'esportazione dei dati in formati aperti per non restare vincolati al fornitore e la gestione della data certa delle revisioni. Lo strumento deve restare al servizio del ragionamento, non sostituirlo.