Un dato di banca dati è un'informazione su una macchina simile, misurata in condizioni che possono essere diverse da quelle reali. Il RSPP deve quindi chiedersi se quel dato sia rappresentativo prima di usarlo per una conclusione.
Si prenda il caso delle vibrazioni al sistema mano-braccio. Il decreto ammette che la valutazione possa basarsi su dati del fabbricante o di banche dati, ma il valore dichiarato dal fabbricante è ottenuto con prove standard che non sempre riproducono l'uso reale; per alcuni utensili il valore in campo risulta molto più alto, specie con inserti usurati, materiale lavorato duro o impugnatura scorretta. Se la stima ottenuta con i dati di banca dati si colloca vicino al valore d'azione di 2,5 metri al secondo quadrato, la prudenza suggerisce di procedere con misurazioni dirette.
Lo stesso ragionamento vale per il rumore: un valore di banca dati di una sega a nastro può essere utile per una nuova postazione, ma non tiene conto della riverberazione del capannone e delle altre sorgenti vicine. Per gli agenti chimici, i modelli di stima dell'esposizione sono utili per un primo screening, ma in presenza di sostanze con valori limite bassi o di esposizioni non trascurabili diventano necessarie le misure ambientali.
La regola pratica è usare le banche dati per orientarsi, per confrontare alternative di acquisto e per escludere i rischi chiaramente trascurabili. Quando il risultato è vicino a una soglia o le condizioni d'uso sono particolari, la misura in campo diventa necessaria e va pianificata con un tecnico competente.