Il permesso di lavoro è un sistema documentato di autorizzazione che consente di svolgere attività non routinarie e ad alto rischio solo dopo che i pericoli sono stati identificati, le misure di controllo predisposte e le persone coinvolte informate. Non è una semplice autorizzazione amministrativa: è un processo di comunicazione strutturata tra chi gestisce l'area o l'impianto e chi deve eseguire il lavoro.
La logica è quella di introdurre un momento di pausa obbligato prima di un intervento in cui un errore avrebbe conseguenze gravi. In un impianto di trattamento acque, ad esempio, un idraulico esterno che deve sostituire una valvola su una tubazione di fanghi non può semplicemente presentarsi con gli attrezzi: occorre sapere se la linea è intercettata, drenata, priva di gas, se ci sono altre squadre nella stessa zona. Il permesso costringe a porsi queste domande e a rispondere per iscritto.
Il D.Lgs. 81/08 non contiene una disciplina generale del permesso di lavoro, ma molti suoi obblighi si attuano efficacemente così: il coordinamento tra imprese dell'articolo 26, le procedure richieste dal DPR 177/2011 per gli ambienti confinati, le misure organizzative per i lavori in prossimità di parti attive o in atmosfere potenzialmente esplosive. Un riferimento tecnico internazionale diffuso è la guida HSG250 dell'ente britannico HSE, dedicata proprio ai sistemi di permesso di lavoro. Per il RSPP il permesso è anche una preziosa fonte di dati, perché documenta chi ha lavorato dove e con quali misure.