Il coordinamento non si esaurisce con la riunione iniziale. Durante l'esecuzione le condizioni cambiano, le squadre si alternano, le pressioni sui tempi crescono, e le misure concordate tendono a degradarsi. Per questo ogni appalto rilevante dovrebbe avere un referente interno del committente, individuato per nome, che conosce il contratto e il DUVRI ed è il punto di contatto quotidiano per l'impresa esterna.
Il referente non dirige il lavoro dell'appaltatore, perché ciò configurerebbe un'ingerenza, ma verifica che le condizioni di contesto siano rispettate: che l'area resti delimitata, che i permessi siano aperti e chiusi correttamente, che le persone presenti siano quelle autorizzate, che non nascano interferenze impreviste con la produzione. Spesso questo ruolo è affidato al preposto del reparto o a un tecnico della manutenzione, e richiede una formazione specifica sugli obblighi dell'articolo 26 e sul sistema dei permessi.
Il RSPP e l'ASPP integrano questa vigilanza con sopralluoghi a campione, documentati con una breve checklist e fotografie. In un appalto di rifacimento della copertura di un capannone logistico, ad esempio, una visita settimanale può verificare lo stato dei parapetti provvisori, la segregazione dell'area sottostante ancora operativa e la gestione dei materiali in quota. Le osservazioni vanno comunicate per iscritto al referente dell'appaltatore, con termini di risoluzione. Un sopralluogo senza seguito documentato lascia traccia solo di aver visto il problema, non di averlo affrontato.