La UNI EN 15635 chiede all'utilizzatore di nominare una persona responsabile della sicurezza delle attrezzature di stoccaggio, spesso indicata con la sigla PRSES. Non è una figura del D.Lgs. 81/08 ma un ruolo tecnico interno, affidato a chi conosce il magazzino: un responsabile logistico, un capo magazzino, un tecnico della manutenzione. Il PRSES coordina le ispezioni, gestisce le segnalazioni di danno, autorizza le modifiche e mantiene la documentazione, comprese istruzioni del fornitore e targhe di portata.
La norma prevede tre livelli di controllo. Il primo è la segnalazione immediata: chiunque urti o veda un danno deve comunicarlo subito, in un clima che non punisca il carrellista che lo dichiara. Il secondo è l'ispezione visiva periodica svolta dal PRSES o da personale da lui incaricato, con frequenza stabilita in base al traffico e alla storia dei danni, spesso settimanale o mensile. Il terzo è l'ispezione esperta, condotta da una persona tecnicamente competente, con intervalli non superiori a dodici mesi e rapporto scritto.
Nella pratica le ispezioni si registrano su moduli per campata, con planimetria numerata del magazzino, così da seguire nel tempo i punti più colpiti. Le campate vicino alle testate e alle aree di manovra ricevono di solito la maggior parte degli urti. Il RSPP verifica che il ciclo si chiuda: un danno rilevato e non riparato, o riparato senza componenti originali, è un'anomalia grave quanto l'assenza di ispezione.