La norma chiede di stabilire processi per la comunicazione interna ed esterna pertinente al sistema, definendo che cosa comunicare, quando, a chi e come. Nel farlo l'organizzazione deve tenere conto di aspetti di diversità come genere, lingua, cultura, alfabetizzazione e disabilità, e assicurarsi che siano considerate le opinioni delle parti interessate esterne.
La comunicazione interna riguarda i diversi livelli e funzioni: dalla direzione ai reparti, tra reparti, dai lavoratori verso l'alto. Deve consentire ai lavoratori di contribuire al miglioramento continuo, per esempio attraverso un canale per le segnalazioni accessibile anche a chi non usa la posta elettronica. La comunicazione esterna comprende appaltatori, visitatori, clienti, autorità e comunità locale: si pensi alle regole di sicurezza consegnate agli autisti dei mezzi in ingresso, o alla comunicazione verso l'ASL in occasione di un infortunio grave.
Un piano di comunicazione può essere una semplice tabella con contenuto, destinatari, mittente, canale, frequenza e registrazione. Una media azienda di logistica può prevedere un briefing di cinque minuti a inizio turno condotto dal preposto, un report mensile degli indicatori affisso in mensa, la diffusione entro una settimana di una scheda sintetica per ogni infortunio e quasi infortunio significativo, un opuscolo multilingue per gli interinali e un cartello pittografico all'ingresso per i conducenti esterni.
Le barriere linguistiche sono un rischio: servono pittogrammi, traduzioni verificate e verifica della comprensione.