I dati oggettivi indicano dove guardare, ma per capire che cosa succede servono le percezioni di chi lavora. Gli strumenti più usati sono questionari validati: il Questionario Indicatore derivato dai Management Standards britannici, il Job Content Questionnaire di Karasek, il questionario ERI di Siegrist, il Maslach Burnout Inventory, il questionario COPSOQ sviluppato in Danimarca, che copre un ampio spettro di fattori psicosociali. Usare strumenti validati, anziché questionari costruiti internamente, permette confronti nel tempo e con dati di riferimento.
I focus group riuniscono piccoli gruppi omogenei di lavoratori, guidati da un conduttore esperto, per discutere fattori di disagio e possibili soluzioni. Producono informazioni ricche e spesso propongono misure concrete, ma richiedono un clima di fiducia e un conduttore che non sia percepito come parte della gerarchia. Le interviste individuali sono utili per approfondire ruoli particolari, come capiturno o responsabili di area.
Tre condizioni sono indispensabili. Anonimato reale: in un reparto di sei persone un questionario con domande su età, genere e anzianità rende identificabili i rispondenti, e i risultati vanno aggregati solo su gruppi sufficientemente numerosi. Informazione preventiva chiara su scopi e utilizzo dei dati. Restituzione dei risultati: chiedere un'opinione e poi non comunicare nulla è il modo più rapido per rendere inutile ogni indagine successiva. Senza queste condizioni, la percentuale di risposta crolla.