Il RSPP raccoglie gran parte delle informazioni facendo domande: durante i sopralluoghi, nelle interviste dopo un infortunio, nell'analisi delle mansioni per il DVR. La qualità delle risposte dipende in modo diretto dalla qualità delle domande. Le domande aperte, che iniziano con come, cosa, in che modo, raccontami, permettono all'interlocutore di descrivere la realtà con le sue parole. Le domande chiuse servono a verificare un dato preciso, come la data dell'ultima manutenzione o il numero di persone presenti nella fase.
Esistono domande che danneggiano la raccolta. Quelle suggestive contengono già la risposta: «Lei aveva il casco, vero?». Quelle multiple mettono insieme più temi e generano risposte parziali. I «perché» posti in modo diretto, specie dopo un evento negativo, vengono vissuti come richieste di giustificazione e producono difese; è più efficace chiedere «cosa ti ha portato a fare così in quel momento?».
Una sequenza utile parte dall'imbuto: domande ampie sul lavoro abituale, poi progressivamente più specifiche sulla fase critica. Riformulare ciò che si è sentito, ad esempio «quindi quando il nastro si blocca di solito lo sbloccate a mano senza fermarlo dal quadro», consente di verificare la comprensione e spesso fa emergere dettagli nuovi. Infine è utile chiedere al lavoratore cosa cambierebbe lui: chi esegue la mansione ogni giorno conosce scorciatoie, difficoltà e soluzioni che nessuna check list compilata in ufficio riesce a intercettare.