Per comunicazione organizzativa si intende l'insieme dei processi con cui un'organizzazione scambia informazioni al proprio interno e con l'esterno per raggiungere i propri obiettivi. Si distinguono di solito tre ambiti. La comunicazione interna è rivolta a lavoratori, preposti, dirigenti e collaboratori stabili, e serve a coordinare le attività, trasmettere regole, creare senso di appartenenza. La comunicazione esterna è rivolta a clienti, fornitori, appaltatori, comunità locale. La comunicazione istituzionale riguarda i rapporti con enti pubblici, organi di controllo, associazioni.
La sicurezza attraversa tutti e tre gli ambiti. Internamente richiede un flusso continuo di regole, aggiornamenti, ritorni dal campo. Verso l'esterno riguarda le informazioni da scambiare con le imprese che lavorano nel sito, con i trasportatori che entrano nei piazzali, con i visitatori. Sul piano istituzionale coinvolge ASL, Ispettorato, Vigili del Fuoco, INAIL.
Un principio pratico deriva dalla coerenza: ciò che l'azienda dice all'esterno sulla sicurezza deve essere riconoscibile dai lavoratori come vero. Un sito web che vanta zero infortuni come valore aziendale, mentre in reparto si percepisce pressione a non denunciare le piccole lesioni, distrugge credibilità interna e scoraggia proprio le segnalazioni che servono alla prevenzione. Il RSPP dovrebbe essere consultato anche quando la direzione o l'ufficio marketing preparano messaggi pubblici che parlano di salute e sicurezza, per evitare promesse e numeri che il campo smentisce.