Dentro un'organizzazione le informazioni si muovono lungo direzioni diverse, ciascuna con problemi tipici. Il flusso discendente va dal vertice alla base: politiche, procedure, ordini di servizio, istruzioni operative. Il suo difetto classico è la perdita progressiva di contenuto a ogni passaggio gerarchico; un messaggio del direttore di stabilimento che passa da responsabile di produzione, capoturno e preposto arriva all'operatore ridotto e talvolta deformato.
Il flusso ascendente va dalla base al vertice: segnalazioni di pericoli, near miss, proposte di miglioramento, richieste di DPI diversi. È il flusso più fragile, perché chi segnala teme di essere considerato un lamentoso o di subire conseguenze, e perché ogni livello intermedio tende a filtrare le cattive notizie. Quando le segnalazioni non ricevono risposta, il flusso si inaridisce nel giro di pochi mesi.
Il flusso orizzontale collega funzioni allo stesso livello: produzione con manutenzione, acquisti con servizio di prevenzione, logistica con qualità. Molti eventi gravi nascono proprio dalla mancata comunicazione orizzontale, come una macchina acquistata senza coinvolgere il RSPP o una manutenzione eseguita senza avvisare il reparto che ha la linea in funzione. Infine esiste il flusso trasversale, che attraversa livelli e funzioni insieme, tipico dei gruppi di progetto. Il RSPP deve mappare questi flussi e chiedersi, per ogni informazione critica, chi la genera, chi deve riceverla, con quale canale e con quale verifica di arrivo.