Le videoconferenze consentono di coinvolgere sedi diverse, responsabili in trasferta e imprese esterne senza spostamenti. Hanno però dinamiche proprie: l'attenzione cala più rapidamente, i segnali non verbali sono ridotti, le persone parlano sopra le altre o non parlano affatto, e chi è collegato da remoto in una riunione ibrida tende a diventare spettatore di una discussione che avviene in sala.
Alcuni accorgimenti migliorano molto il risultato. Durata più breve, idealmente non oltre un'ora, con pause se necessario. Videocamere accese quando la discussione richiede confronto. Un moderatore che chiama per nome i partecipanti remoti per raccogliere il loro parere, anziché chiedere genericamente se qualcuno ha domande. Uso della chat per raccogliere osservazioni senza interrompere, con un momento dedicato a leggerle. Materiali condivisi a schermo e inviati prima, perché leggere un documento tecnico su uno smartphone è impraticabile.
Per i temi di sicurezza conviene una regola in più: le decisioni che riguardano luoghi fisici vanno supportate da immagini e planimetrie, e quando possibile da un collegamento video dal posto, per esempio un preposto che mostra con il telefono la zona di carico di cui si discute. Va infine ricordato che alcune attività non si prestano alla distanza: la consultazione del RLS su una nuova organizzazione del lavoro, la gestione di un conflitto acceso tra funzioni o la restituzione di un'indagine su un infortunio rendono meglio in presenza.