Il valore di una riunione si misura da ciò che succede dopo. Prima di chiudere ogni punto il facilitatore dovrebbe formulare ad alta voce la decisione presa e verificare l'accordo: «Quindi installiamo i dissuasori in corsia 4 entro fine mese, se ne occupa la manutenzione con l'ufficio acquisti; siamo d'accordo?». Questa semplice verifica evita che ognuno esca dalla sala con un'interpretazione diversa.
Per ogni decisione servono tre elementi: cosa si fa, chi è responsabile, entro quando. Il responsabile deve essere una persona o una funzione, mai un'entità vaga come «l'azienda» o «tutti». Il termine deve essere una data, non un generico «al più presto». Quando un'azione dipende da risorse economiche, va indicato chi le autorizza. Un registro delle azioni condiviso, anche un semplice foglio di calcolo, permette di aprire la riunione successiva verificando lo stato di avanzamento.
Il verbale non è la trascrizione del dibattito. Contiene data, partecipanti e assenti, argomenti trattati, sintesi delle posizioni quando sono rilevanti, decisioni, azioni con responsabile e scadenza, eventuali osservazioni che un partecipante chiede di mettere a verbale. Andrebbe diffuso entro pochi giorni, quando il ricordo è fresco. Nel caso della riunione periodica dell'articolo 35, il verbale va tenuto a disposizione dei partecipanti per la sua consultazione; conservarlo con ordine e collegarlo al programma di miglioramento rende tracciabile il percorso dell'azienda nel tempo.