Barbara Minto, consulente che ha formato generazioni di analisti, ha codificato un principio di comunicazione oggi diffuso nel mondo manageriale: quando si scrive o si presenta a un decisore, bisogna partire dalla conclusione e poi sostenerla con argomenti raggruppati in modo logico. È l'inverso della struttura scolastica e tecnica, che parte dai dati, sviluppa l'analisi e arriva alla tesi alla fine.
Un dirigente con dieci minuti di tempo che ascolta un RSPP partire dalla descrizione dei metodi di misura del rumore potrebbe non arrivare mai alla richiesta. Con la struttura a piramide il discorso si apre così: «Propongo di insonorizzare le due presse della linea B; costa una cifra contenuta, riduce l'esposizione sotto il valore superiore di azione e ci evita il programma di misure tecniche obbligatorio per quella fascia». Seguono tre argomenti principali, ciascuno con i dati di supporto disponibili su richiesta.
Un utile schema introduttivo è quello situazione, complicazione, domanda, risposta. Situazione: ciò che il pubblico già sa e accetta. Complicazione: il fatto nuovo che crea il problema. Domanda: ciò che naturalmente ne discende. Risposta: la proposta. Gli argomenti di supporto devono essere omogenei e non sovrapposti, e non conviene superare tre o quattro raggruppamenti. Questo stesso schema funziona per le email importanti, per le relazioni al consiglio di amministrazione e per la prima pagina del documento che accompagna il DVR aggiornato.