Un conflitto ricorrente in molte aziende riguarda l'uso dei DPI. Esempio in un reparto di verniciatura: il preposto impone le maschere con filtro, la squadra si lamenta che sono scomode e fanno caldo, alcuni le tolgono appena lui si allontana, il clima peggiora e volano accuse reciproche. Un percorso in fasi aiuta a uscirne.
Prima fase, preparazione: incontrare separatamente le parti per capire i fatti e lo stato del conflitto. Seconda fase, incontro congiunto con regole chiare: si parla uno alla volta, si descrivono fatti e non giudizi sulle persone. Qui è utile lo schema della comunicazione non violenta di Marshall Rosenberg, che distingue quattro componenti: osservazione senza valutazione, sentimento provato, bisogno sottostante, richiesta concreta. Il preposto può dire: «Quando vedo le maschere abbassate durante la spruzzatura mi preoccupo, perché sono responsabile della vostra salute; vi chiedo di dirmi cosa rende difficile tenerle». La squadra può rispondere sullo stesso piano.
Terza fase, esplorazione degli interessi e generazione di opzioni: maschere di modello diverso, prova di dispositivi a ventilazione assistita, pause più frequenti, miglioramento dell'aspirazione locale che riduca il tempo di uso. Quarta fase, accordo scritto con impegni reciproci e una data di verifica. Quinta fase, verifica: dopo qualche settimana si controlla se l'accordo regge. Questa struttura sposta il confronto dal chi ha ragione al come si risolve il problema, e coinvolge il RSPP nel ruolo tecnico di valutare le opzioni proposte.