La designazione del RSPP deve risultare da un atto scritto, ma un semplice foglio con nome e data serve a poco. Una lettera di incarico ben costruita definisce il mandato e protegge entrambe le parti. Gli elementi utili sono: unità produttive coperte, durata, requisiti professionali posseduti e attestati di riferimento, compiti dell'art. 33 eventualmente dettagliati, risorse assegnate al servizio come ASPP, strumenti di misura o budget di consulenze specialistiche, canali di riporto, accesso alle informazioni.
Va regolato anche il flusso inverso: l'azienda si impegna a comunicare tempestivamente al servizio i cambiamenti rilevanti, cioè nuove attrezzature, modifiche di processo, nuove sostanze, appalti, assunzioni di lavoratori con esigenze particolari, infortuni e quasi infortuni. È la clausola che più spesso manca e quella che più spesso fa la differenza quando un evento viene ricostruito in sede giudiziaria.
Accanto alla lettera serve un sistema di tracciabilità delle consulenze. Le proposte del RSPP vanno formalizzate con verbali di sopralluogo, relazioni o messaggi protocollati, indicando rischio rilevato, misura proposta, priorità e data. Un registro delle segnalazioni al datore di lavoro, anche un semplice foglio di calcolo con stato di avanzamento, consente di dimostrare che cosa è stato proposto e quando.
Non è burocrazia difensiva fine a se stessa: lo stesso registro diventa la base del programma di miglioramento e un indicatore di quanto l'organizzazione dia seguito alle proposte del servizio.