Molte attività del servizio sono prevedibili e possono essere distribuite nell'anno, evitando che le scadenze si accumulino negli stessi mesi e che il lavoro quotidiano sia fatto solo di urgenze. Il piano annuale del servizio è il documento che mette insieme queste attività con date, responsabili e risorse.
Nel piano entrano gli adempimenti ricorrenti: riunione periodica dell'art. 35, aggiornamenti formativi in scadenza, prove di evacuazione, verifiche periodiche delle attrezzature e degli impianti di terra, controlli dei presidi antincendio, revisione dei documenti di valutazione per i reparti modificati. Entrano poi le azioni del programma di miglioramento derivate dal documento di valutazione dei rischi, gli audit interni previsti, i progetti di investimento approvati, le campagne di sensibilizzazione.
Una buona pratica è il calendario a dodici mesi visibile al vertice, con evidenziati i periodi critici. In un'azienda alimentare con picco produttivo estivo, ad esempio, conviene concentrare la formazione e gli audit nei mesi invernali e programmare gli interventi sugli impianti durante la fermata di agosto, quando le linee sono ferme e le imprese di manutenzione possono lavorare senza interferenze con la produzione.
Il piano va riesaminato almeno trimestralmente: alcune attività slittano, altre emergono da infortuni o da cambiamenti non previsti. Confrontare pianificato e realizzato a fine anno fornisce un indicatore semplice e onesto dell'efficacia del servizio, e una base concreta per chiedere risorse aggiuntive se il carico è strutturalmente superiore alla capacità.