Un adeguamento senza documentazione è difficile da dimostrare e quasi impossibile da verificare nel tempo. L'azienda dovrebbe ottenere dall'officina una dichiarazione che identifichi il trattore con marca, modello e numero di telaio, descriva l'intervento eseguito, indichi la struttura installata con i suoi riferimenti di certificazione o di progetto, attesti il rispetto delle linee guida o delle istruzioni del costruttore e riporti data e firma del responsabile.
A questa dichiarazione si allegano la documentazione della struttura, le istruzioni di uso e manutenzione con le indicazioni sull'eventuale abbattimento, le caratteristiche della cintura e dei suoi ancoraggi. Sulla struttura deve essere presente una targhetta identificativa leggibile. Quando l'intervento modifica caratteristiche riportate sulla carta di circolazione, come dimensioni o masse, va verificata con la Motorizzazione la necessità di aggiornamento.
Nella documentazione aziendale l'adeguamento entra in tre punti: nel fascicolo del mezzo, nel DVR, dove il rischio di capovolgimento per quel trattore viene rivalutato alla luce della misura adottata, e nel programma di formazione e addestramento dei conducenti. Un errore frequente è archiviare la fattura dell'officina come unica prova: la fattura dimostra che un lavoro è stato pagato, non che sia stato eseguito secondo criteri tecnici riconosciuti. In caso di incidente, l'organo di vigilanza chiederà proprio questi documenti per valutare la conformità all'Allegato V.