L'art. 71 comma 4 del D.Lgs. 81/08 impone di sottoporre le attrezzature a idonea manutenzione per garantire nel tempo la permanenza dei requisiti di sicurezza, e di curare la tenuta e l'aggiornamento del registro di controllo quando previsto. In agricoltura questo si traduce in un piano di manutenzione che parte dalle indicazioni dei manuali d'uso: intervalli di ingrassaggio, sostituzione degli oli, controllo di cinghie, catene, coltelli, freni, protezioni e dispositivi di sicurezza.
Non serve un software complesso. Un foglio di calcolo con una riga per ogni macchina, l'anno di costruzione, la marcatura CE, le scadenze dei controlli obbligatori come il controllo funzionale delle irroratrici e le verifiche periodiche degli apparecchi di sollevamento eventualmente presenti, e le note degli interventi eseguiti, è già uno strumento valido. Molti agricoltori registrano le manutenzioni su un quaderno; l'importante è che la registrazione esista, sia datata e permetta di ricostruire la storia di ogni macchina.
Il manuale d'uso è parte integrante della macchina e deve essere conservato in azienda in un luogo accessibile, preferibilmente in copia anche digitale. Quando è andato perso, si può spesso richiedere al costruttore o scaricare dal suo sito. Per le macchine vecchie prive di manuale, il RSPP può redigere una scheda di istruzioni essenziali con le operazioni di uso, i punti di pericolo e la procedura di messa in sicurezza, basandosi sull'osservazione della macchina e sull'esperienza degli operatori più esperti.