Tra gli obblighi meno conosciuti a terra, ma molto utili per il RSPP, c'è quello di documentare gli eventi in mare che incidono o potrebbero incidere sulla sicurezza e sulla salute dei lavoratori. La direttiva sulle navi da pesca, ripresa dal decreto di recepimento, prevede che tali eventi siano descritti in un rapporto dettagliato da trasmettere alle autorità competenti e siano registrati in modo accurato e circostanziato nel giornale di bordo o, in mancanza di un obbligo di tenuta del giornale, in un documento equivalente.
Nella pratica questo significa che un'avaria al verricello durante la salpata, un'onda anomala imbarcata in coperta, un marinaio ferito da un cavo o caduto in mare e recuperato dovrebbero lasciare una traccia scritta. Per la sicurezza la registrazione ha un valore che va oltre l'adempimento: è l'equivalente marittimo della raccolta dei quasi incidenti e degli infortuni nelle aziende di terra, e consente di individuare ricorrenze.
Il RSPP che collabora con un armatore dovrebbe chiedere di poter consultare periodicamente queste registrazioni, concordando con i comandanti un formato semplice per segnalare anche gli eventi minori. Un errore diffuso è annotare solo ciò che ha conseguenze amministrative o assicurative, perdendo proprio i segnali deboli che anticipano gli eventi gravi. Una breve scheda standard, compilabile in pochi minuti al rientro in porto, è spesso la soluzione più realistica e più accettata dagli equipaggi.