La qualità del consiglio del medico a distanza dipende dalla qualità delle informazioni che riceve. Un comandante che dice soltanto «il marinaio sta male» costringe il medico a una lunga serie di domande, mentre una comunicazione ordinata accelera la valutazione e riduce gli errori. Per questo è utile una scheda prestampata, tenuta con la cassetta medicinali, da compilare prima della chiamata.
La scheda raccoglie i dati della nave, il nominativo radio e la posizione, la rotta e la distanza dal porto più vicino; i dati del paziente, con età, sesso e mansione; il problema principale, quando è iniziato e come si è evoluto; i parametri vitali misurati, cioè frequenza cardiaca, frequenza respiratoria, pressione arteriosa, temperatura e stato di coscienza; le malattie note, le allergie e i farmaci che la persona assume abitualmente; i farmaci già somministrati a bordo, con orario e dose.
Durante la chiamata si annotano le indicazioni ricevute, ripetendole al medico per conferma, e si concorda quando richiamare per aggiornare la situazione. Se possibile si inviano fotografie nitide, con un oggetto di riferimento per valutare le dimensioni di una ferita. Le barriere linguistiche sono un ostacolo concreto quando il paziente è straniero: conviene individuare in anticipo chi a bordo può fare da interprete. Il RSPP può predisporre la scheda in più lingue e farla usare nelle esercitazioni, perché compilarla con calma una volta rende naturale farlo sotto pressione.