Un impianto di trattamenti galvanici con sessanta addetti, che lavora cromatura e nichelatura per conto terzi, ha procedure operative sparse tra raccoglitori in reparto, cartelle condivise sul server e chiavette dei capiturno. Durante un controllo interno si scopre che per la stessa vasca circolano tre versioni dell'istruzione di carico, con indicazioni diverse sui DPI.
La ISO 45001 al punto 7.5 chiede che le informazioni documentate siano identificate, aggiornate, approvate, disponibili dove servono e protette dall'uso di versioni superate. Il D.Lgs. 81/08, all'articolo 53, consente la tenuta della documentazione anche su supporto informatico, purché ne siano garantite le caratteristiche richieste. Nelle lavorazioni con sostanze pericolose, inoltre, le schede di dati di sicurezza previste dal Regolamento REACH vengono aggiornate dai fornitori, e le istruzioni interne devono seguirne le modifiche.
L'ASPP crea un elenco unico dei documenti con codice, revisione, data e responsabile, ritira tutte le copie non controllate e lascia in reparto solo stampe con data di validità. Definisce chi redige, chi verifica e chi approva, e collega ogni istruzione alla scheda di sicurezza delle sostanze utilizzate. L'RSPP chiede al datore di lavoro di nominare un referente per la gestione documentale, e i capiturno firmano la presa visione a ogni nuova revisione, spiegandola agli operatori.
Ragionate su questo: in un reparto produttivo, cosa rende un'istruzione davvero utilizzabile, e quanto conta il formato rispetto al contenuto?