Un'impresa di installazione e manutenzione di ascensori con novanta tecnici itineranti gestisce ancora permessi di lavoro, liste di controllo e segnalazioni su carta. I moduli arrivano in sede con giorni di ritardo, alcuni illeggibili, e l'ufficio sicurezza scopre i mancati incidenti solo quando qualcuno ne parla a voce.
Digitalizzare può migliorare la tracciabilità, ma non sostituisce la valutazione dei rischi. Il D.Lgs. 81/08, all'articolo 53, ammette la documentazione in formato elettronico, e un'applicazione ben progettata rende disponibili istruzioni e schemi aggiornati. Occorre però considerare i limiti: copertura di rete nei vani corsa, uso dello smartphone durante attività pericolose, trattamento dei dati personali e, se il sistema consente di localizzare i tecnici, le regole sui controlli a distanza dell'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori.
L'RSPP coinvolge un gruppo di tecnici nella progettazione dell'applicazione, per evitare passaggi inutili. Le liste di controllo per l'accesso al vano e alla fossa diventano obbligatorie prima di avviare l'intervento, con funzionamento anche senza rete. Le segnalazioni di mancati incidenti richiedono pochi secondi e possono includere fotografie. Il datore di lavoro verifica con il consulente privacy le informative e gli eventuali accordi necessari, e i capi area analizzano ogni settimana le segnalazioni ricevute, dando riscontro ai tecnici che le hanno inviate.
Da approfondire: quali attività di sicurezza traggono vantaggio dalla digitalizzazione, e quali invece funzionano meglio con il confronto diretto tra persone?