Un'impresa che installa impianti fotovoltaici su coperture civili e industriali, con trenta dipendenti divisi in sei squadre, conserva la documentazione di sicurezza in modo disordinato: attestati dei corsi in una cartella dell'ufficio, dichiarazioni di conformità delle attrezzature nei furgoni, piani operativi di sicurezza sul computer di un tecnico che ha lasciato l'azienda. Un committente chiede in tempi brevi le prove della formazione per i lavori in quota.
Il D.Lgs. 81/08 non impone un archivio con forme specifiche, ma molti obblighi richiedono di poter esibire documenti: il DVR va custodito presso l'unità produttiva, gli attestati di formazione e addestramento devono essere disponibili, le attrezzature richiedono manuali e registrazioni dei controlli, i POS accompagnano ogni cantiere. La perdita di un documento equivale spesso, agli occhi di un ispettore o di un committente, alla mancata esecuzione dell'adempimento.
L'ASPP progetta un archivio digitale unico con cartelle per lavoratore, attrezzatura e cantiere, regole di nomenclatura e uno scadenzario. Il RSPP definisce chi aggiorna cosa e con quale frequenza. Il datore di lavoro incarica un'impiegata come referente e dota ogni capo squadra di un tablet con accesso in sola lettura ai documenti della propria squadra, da mostrare in caso di controllo in cantiere.
Facciamo il punto insieme: quali documenti ritenete indispensabile avere sempre disponibili sul posto di lavoro, e quali possono restare in sede?