Il diritto della sicurezza sul lavoro guarda alla sostanza delle funzioni più che ai titoli formali. L'art. 299 del D.Lgs. 81/08 stabilisce che le posizioni di garanzia relative a datore di lavoro, dirigente e preposto gravano anche su colui il quale, pur sprovvisto di regolare investitura, eserciti in concreto i poteri giuridici riferiti a ciascuno di questi soggetti.
La conseguenza è duplice. Chi si comporta da capo, impartendo ordini a una squadra, decidendo l'organizzazione dei turni o assegnando i lavori, assume gli obblighi del preposto anche se nell'organigramma risulta semplice operaio specializzato. Allo stesso modo, il socio che di fatto gestisce lo stabilimento e decide gli investimenti può essere considerato datore di lavoro anche se la legale rappresentanza è intestata a un familiare.
Per il RSPP questo principio è uno strumento di lavoro. Un organigramma della sicurezza credibile deve rispecchiare chi comanda davvero: in molte piccole aziende metalmeccaniche il capo officina storico coordina le lavorazioni senza alcuna nomina, mentre il preposto formalmente individuato è un giovane tecnico che non ha alcuna autorità sulla squadra. In un'indagine dopo un infortunio questa discrepanza emerge rapidamente dalle testimonianze. Allineare forma e sostanza, formando e individuando chi esercita realmente la funzione, protegge i lavoratori e le persone coinvolte. Durante i sopralluoghi conviene quindi osservare chi distribuisce il lavoro e a chi si rivolgono gli operatori quando nasce un problema.