Un processo di sicurezza comportamentale strutturato segue alcune fasi riconoscibili. Si parte dall'analisi degli infortuni, dei quasi incidenti e della valutazione dei rischi per individuare i comportamenti critici di un reparto, cioè quelli più legati agli eventi accaduti o potenziali. Questi vengono descritti in modo osservabile in una lista di controllo: non «lavorare con attenzione», ma «posizionare il blocco meccanico prima di intervenire sotto lo stampo».
Segue la formazione degli osservatori, che in molti programmi sono colleghi di pari livello e non capi, per ridurre il timore del controllo disciplinare. Le osservazioni sono brevi, programmate, anonime rispetto al nominativo e sempre seguite da un feedback immediato: prima si riconosce ciò che è stato fatto in sicurezza, poi si discute il comportamento a rischio cercando insieme la ragione per cui avviene. I dati raccolti producono una percentuale di comportamenti sicuri che viene rappresentata in grafici esposti nel reparto, accompagnata da obiettivi condivisi e da riconoscimenti al gruppo.
I dati delle osservazioni hanno anche un secondo uso, spesso trascurato: rivelano le barriere che rendono difficile il comportamento sicuro. Se in un magazzino la percentuale di uso dei guanti antitaglio resta bassa, l'osservazione può mostrare che i guanti disponibili riducono troppo la sensibilità per maneggiare le etichette. In quel caso la soluzione non è insistere con il richiamo, ma cambiare il guanto. Gli aspetti operativi delle osservazioni saranno ripresi in un blocco successivo.