La distinzione più importante introdotta da Reason è quella tra errori attivi e condizioni latenti. Gli errori attivi sono atti non sicuri commessi da chi si trova a diretto contatto con il sistema: operatori, conduttori, manutentori. I loro effetti sono immediati e visibili, e per questo sono i primi a essere individuati nelle indagini.
Le condizioni latenti, che Reason inizialmente chiamava errori latenti, derivano invece da decisioni prese da progettisti, costruttori, dirigenti, responsabili di acquisti e pianificazione, spesso molto lontani nel tempo e nello spazio dall'evento. Possono restare inattive per anni e producono due tipi di effetto: creano condizioni che favoriscono l'errore nel luogo di lavoro, come pressione temporale, organici ridotti, attrezzature inadeguate, fatica, procedure inapplicabili; oppure aprono buchi duraturi nelle difese, come allarmi non affidabili, protezioni mai installate, carenze di progettazione.
Le condizioni latenti hanno una caratteristica decisiva per la prevenzione: si possono individuare e correggere prima che si verifichi un incidente, mentre gli errori attivi sono difficili da prevedere singolarmente. Un esempio: la decisione di acquistare una pressa usata senza adeguarla, presa anni prima per ragioni di costo, rimane una condizione latente fino al giorno in cui un operatore, nella fretta di un cambio stampo, inserisce la mano in zona pericolosa. Per il RSPP, la valutazione dei rischi e gli audit sono strumenti per scovare condizioni latenti; un'indagine che si ferma all'errore attivo lascia tutte le altre al loro posto.