Un'idea chiave della prospettiva Safety-II è la differenza tra il lavoro come immaginato e il lavoro come svolto. Il primo è quello descritto nelle procedure, nelle istruzioni operative, nei cicli di lavoro progettati dagli uffici tecnici; il secondo è quello che gli operatori fanno realmente per raggiungere i risultati con le risorse, i tempi e le condizioni effettivamente disponibili. La distanza tra i due non è necessariamente una violazione: spesso è l'adattamento che consente di produrre.
Hollnagel descrive questo adattamento con il principio ETTO, efficiency-thoroughness trade-off: in ogni attività le persone devono bilanciare efficienza e accuratezza. Non c'è mai il tempo per essere completamente accurati, e non si può essere solo efficienti senza rischiare errori. Frasi come «di solito va bene così», «l'abbiamo controllato ieri», «se ne occuperà il turno dopo» sono esempi tipici di compromessi ragionevoli nella maggior parte dei casi e critici in rare circostanze.
Per il RSPP questo si traduce in un metodo di lavoro: prima di scrivere o correggere una procedura, osservare e chiedere come il lavoro viene davvero eseguito. Se la procedura di sostituzione dei filtri di un impianto di aspirazione prevede dieci passaggi ma gli operatori ne eseguono sette, conviene capire quali vengono saltati e perché, invece di ribadire la regola. A volte la procedura contiene passaggi inutili o inapplicabili; altre volte i passaggi saltati sono essenziali e mancano le condizioni per eseguirli. Un'istruzione scritta con chi la applica viene rispettata più facilmente.