Un sopralluogo dell'azienda sanitaria o dell'Ispettorato può avvenire senza preavviso, a seguito di un infortunio, di una segnalazione, di una campagna programmata. La preparazione non consiste nel predisporre documenti di facciata, ma nel poter dimostrare in breve tempo che il sistema di prevenzione è reale e governato. Il RSPP ha un ruolo determinante nell'organizzare questa capacità.
In concreto conviene tenere un fascicolo ordinato, con il documento di valutazione dei rischi e la data certa, le nomine di RSPP, medico competente, addetti alle emergenze e preposti, l'elezione o designazione del rappresentante dei lavoratori, gli attestati di formazione con le scadenze, il piano di emergenza e i verbali delle prove, i verbali delle verifiche periodiche delle attrezzature, i contratti d'appalto con la relativa documentazione. Una verifica interna periodica sulle voci dell'Allegato I riduce drasticamente il rischio di sospensione.
Durante l'ispezione è utile che sia presente una persona in grado di accompagnare gli ispettori nei reparti, rispondere con precisione senza improvvisare e annotare tutte le richieste. Se viene impartita una prescrizione, il RSPP aiuta il datore a definire un piano di attuazione realistico, eventualmente motivando una richiesta di proroga, e a documentare l'adempimento. Ogni rilievo, infine, va letto con le lenti di Reason e di Turner: non un incidente burocratico da chiudere in fretta, ma un segnale di condizioni latenti che possono esistere anche in altre parti dell'organizzazione.