Prima del 2021 il preposto poteva esistere solo di fatto, riconosciuto a posteriori dal giudice in base alle funzioni svolte. La L. 215/2021 ha introdotto all'art. 18, comma 1, la lettera b-bis: il datore di lavoro e il dirigente devono individuare il preposto o i preposti per l'effettuazione delle attività di vigilanza. La stessa norma prevede che i contratti e gli accordi collettivi di lavoro possano stabilire l'emolumento spettante al preposto per lo svolgimento delle sue attività, e chiarisce che il preposto non può subire pregiudizio alcuno a causa dello svolgimento della propria attività.
L'individuazione deve essere esplicita, preferibilmente con atto scritto che indichi area, turno, squadra e compiti di vigilanza, e accompagnata dalla formazione specifica. Nelle aziende con più turni occorre garantire che in ogni turno vi sia almeno un preposto riconoscibile: una linea che di notte lavora senza capoturno presente rappresenta una lacuna organizzativa.
Il nuovo comma 8-bis dell'art. 26 estende la logica agli appalti. Nei contratti di appalto e subappalto i datori di lavoro appaltatori o subappaltatori devono indicare espressamente al committente il personale che svolge la funzione di preposto. Nello stabilimento che ospita una ditta di manutenzione meccanica, l'HSE del committente deve quindi sapere per nome chi, della ditta esterna, vigila sui propri operai durante un fermo impianto. Il dettaglio sul coordinamento negli appalti è trattato nel blocco dedicato all'art. 26.