Un organigramma corretto è il punto di partenza, ma ciò che conta in un accertamento ispettivo o in un processo penale sono le evidenze che i ruoli funzionano. Per il datore di lavoro e i dirigenti queste evidenze sono i verbali delle riunioni periodiche, le decisioni di spesa sulle misure proposte, gli audit sulla gestione delegata, le risposte scritte alle segnalazioni ricevute.
Per i preposti contano i registri di vigilanza, anche semplici, con le non conformità rilevate e gli interventi eseguiti, le schede di fermo attività, la partecipazione ai briefing di inizio turno. Per il servizio di prevenzione il fascicolo comprende le relazioni di sopralluogo con fotografie e date, le proposte di miglioramento con priorità e scadenze, l'aggiornamento della valutazione dopo modifiche o infortuni. Il medico competente lascia traccia con il verbale del sopralluogo annuale e la relazione sui dati aggregati. Il RLS con i verbali di consultazione e le eventuali osservazioni scritte.
Una buona prassi è un riesame annuale dei ruoli, condotto dal RSPP con la direzione: chi è entrato, chi è uscito, quali nomine sono scadute, quali formazioni mancano, quali deleghe vanno aggiornate. Per le imprese che lavorano nei cantieri si aggiunge il controllo del punteggio della patente a crediti. Questo riesame trasforma gli articoli dal 16 al 50 in un sistema gestito, e prepara il terreno al blocco successivo, dedicato al processo di valutazione dei rischi.