La check list è un elenco strutturato di domande o requisiti che guida l'osservazione e garantisce che nessun aspetto rilevante venga dimenticato. È particolarmente utile nell'identificazione dei pericoli e nella verifica di conformità a requisiti normativi, come quelli dell'Allegato IV per i luoghi di lavoro o dell'Allegato V per le attrezzature costruite o messe a disposizione prima del recepimento delle direttive di prodotto.
Una check list efficace ha domande chiuse e verificabili, formulate in modo che la risposta negativa indichi una carenza: le vie di circolazione sono sgombre e di larghezza adeguata ai mezzi che le percorrono, le uscite di emergenza sono apribili a spinta verso l'esterno, i quadri elettrici sono chiusi e segnalati. Accanto a ogni domanda servono campi per la risposta, il riferimento normativo, le note, le foto, la misura proposta.
Esistono raccolte pubblicate da INAIL, dalle Regioni e dagli enti bilaterali per molti comparti, che sono un buon punto di partenza. Vanno però adattate: una lista per autofficine contiene voci inutili per una carrozzeria e ne omette altre, come la cabina di verniciatura. Conviene costruire liste per area e per famiglia di attrezzature, con una versione ridotta da affidare ai preposti per i controlli periodici. Così la check list diventa uno strumento che vive anche dopo la stesura del documento e alimenta il suo aggiornamento. Le liste compilate, datate e firmate, sono anche un'evidenza utile del controllo continuo esercitato dall'organizzazione.