Applichiamo una check list a un ufficio amministrativo di quindici addetti su due piani. Le domande riguardano la postazione al videoterminale, con schermo, sedile, piano di lavoro e illuminazione; lo stato dell'impianto elettrico, con prese sovraccaricate da multiple e prolunghe sotto le scrivanie; l'archivio, con scaffalature alte, scale portatili e scaffali non fissati a parete; le vie di esodo e la segnaletica; il microclima con le lamentele per correnti d'aria dal condizionamento; il lavoro fuori sede, come le visite a clienti in auto aziendale.
Il risultato è un elenco di non conformità facilmente traducibile in azioni: fissare le scaffalature, eliminare le prese multiple a cascata, sostituire due sedute non regolabili, riposizionare uno schermo controluce. Lo strumento è rapido, comprensibile anche da chi non è tecnico, adatto a coinvolgere i lavoratori.
I limiti sono altrettanto chiari. La check list rileva ciò che è previsto dalle domande, non ciò che non è stato immaginato da chi l'ha scritta: nell'esempio potrebbe sfuggire che un'impiegata gestisce da sola lo sportello al pubblico con utenti talvolta aggressivi, o che il carico di lavoro concentrato a fine mese genera tensioni rilevanti. Inoltre una check list dice se un requisito è soddisfatto, ma non stima il rischio residuo. Va quindi sempre accompagnata da osservazione aperta, colloqui con il personale e da un metodo di stima che consenta di stabilire le priorità.