L'articolo 28, comma 2, prevede che il documento, redatto a conclusione della valutazione, possa essere tenuto anche su supporto informatico e debba essere munito di data certa, anche tramite le procedure applicabili ai supporti informatici dell'articolo 53, oppure attestata dalla sottoscrizione del documento da parte del datore di lavoro nonché, ai soli fini della prova della data, dalla sottoscrizione del RSPP, del RLS o del RLST e del medico competente, ove nominato.
La data certa serve a dimostrare che la valutazione esisteva in un determinato momento: rileva in caso di ispezione, di infortunio, di contestazioni sui tempi di adozione o di aggiornamento. Un DVR con data dichiarata ma non certa non consente di provare che sia stato redatto prima dell'evento.
Le modalità più usate sono la sottoscrizione congiunta delle figure indicate, la firma digitale associata a una marca temporale, l'invio tramite posta elettronica certificata del documento in formato non modificabile, la conservazione in sistemi di gestione documentale con validazione temporale. Nella sottoscrizione congiunta è importante che le firme riportino la data e riguardino il documento nel suo complesso, compresi gli allegati richiamati: un allegato aggiunto in seguito senza propria data certa non è coperto. Ogni revisione successiva deve avere una propria data certa, e conviene conservare anche le versioni superate per ricostruire cosa era in vigore in un certo giorno. Nei gruppi aziendali con molte sedi, un sistema documentale centralizzato con firma digitale semplifica molto questa gestione.