Secondo l'articolo 29, comma 4, il documento di valutazione deve essere custodito presso l'unità produttiva alla quale si riferisce la valutazione dei rischi. Per un'impresa con più sedi, ciascuna unità produttiva deve disporre della propria valutazione, anche se il metodo e la parte generale possono essere comuni. In un'azienda con sede legale a Milano e stabilimento in Toscana, il DVR dello stabilimento deve essere disponibile nello stabilimento, non solo negli uffici centrali.
Il documento può essere tenuto su supporto informatico, purché siano garantite le condizioni dell'articolo 53: accessibilità, integrità, riconducibilità al soggetto che lo ha prodotto, possibilità di stampa in caso di richiesta. Va quindi evitato il DVR conservato solo sul computer del consulente esterno o su una cartella condivisa modificabile da chiunque senza traccia delle versioni.
Sul piano dell'accesso, oltre al diritto del RLS di riceverne copia su richiesta e di consultarlo in azienda, il documento deve poter essere messo a disposizione degli organi di vigilanza. Le parti pertinenti devono inoltre essere portate a conoscenza dei preposti e dei lavoratori attraverso informazione e formazione: un preposto che non conosce i rischi valutati nel proprio reparto non può vigilare efficacemente. Una buona prassi è rendere disponibili in reparto schede sintetiche per mansione, estratte dal DVR, con rischi, misure e DPI obbligatori, aggiornate a ogni revisione della scheda di origine.