Un sistema di prevenzione funzionante produce documenti, e la loro qualità è il primo indizio che un ispettore o un auditor usa per capire se l'organizzazione regge. Il RSPP deve avere chiara la mappa completa, distinguendo i documenti per natura e per titolare.
C'è anzitutto la documentazione di valutazione: il DVR con la data certa, le valutazioni specifiche su rumore, vibrazioni, chimico, movimentazione manuale, incendio ed esplosione, il DUVRI per ciascun appalto. Poi la documentazione organizzativa: nomina del RSPP e degli eventuali ASPP, nomina del medico competente, verbale di elezione o designazione del RLS, designazione degli addetti alle emergenze, individuazione dei preposti, eventuali deleghe di funzioni con data certa e accettazione.
Segue la documentazione delle attività: attestati di formazione e registri presenze, verbali di consegna dei DPI, verbali della riunione periodica, protocollo sanitario e giudizi di idoneità, piano di emergenza con i verbali delle prove di evacuazione, procedure e istruzioni operative. Infine la documentazione tecnica di impianti e attrezzature: dichiarazioni di conformità, manuali d'uso, verifiche periodiche, registri di controllo e manutenzione.
Per ogni documento il RSPP dovrebbe sapere chi lo produce, chi lo firma, dove è conservato, ogni quanto va aggiornato e cosa ne fa scattare la revisione. Una tabella con queste cinque colonne, mantenuta aggiornata, vale più di molti raccoglitori pieni ma disordinati.