Il verbale è la prova scritta che un'attività si è svolta, con chi e con quale esito. Alcuni verbali sono espressamente richiesti dalla norma: l'articolo 35 prevede che della riunione periodica di prevenzione e protezione, obbligatoria nelle aziende con più di quindici lavoratori, sia redatto un verbale a disposizione dei partecipanti. Altri derivano da obblighi impliciti, come la consegna dei DPI, la prova di evacuazione, la verifica periodica di un'attrezzatura eseguita dal soggetto abilitato.
Un buon verbale risponde a poche domande: data, luogo, ora di inizio e fine, partecipanti con ruolo e firma, argomenti trattati, decisioni prese, azioni assegnate con responsabile e scadenza, documenti allegati. Le decisioni senza responsabile e scadenza restano intenzioni. Per una prova di evacuazione vanno riportati il tempo impiegato, il numero di persone contate al punto di raccolta, le anomalie osservate come una porta bloccata o un allarme non udibile in un reparto rumoroso, e le correzioni decise.
Nel rapporto con le ditte esterne sono preziosi il verbale di riunione di coordinamento, il verbale di sopralluogo congiunto e quello di consegna e riconsegna delle aree. Nei sopralluoghi interni il RSPP o l'ASPP redige un verbale con fotografie, descrizione della non conformità e proposta di misura. Errore tipico è scrivere verbali troppo vaghi, del tipo «discussi i temi della sicurezza», oppure così lunghi da non far emergere le decisioni; un verbale efficace si legge in due minuti e si capisce chi deve fare cosa.