Una parte consistente dell'archivio di sicurezza è composta da documenti prodotti da terzi che attestano la conformità di impianti e attrezzature. Per gli impianti tecnologici negli edifici il DM 37/2008 prevede la dichiarazione di conformità rilasciata dall'impresa installatrice abilitata, con allegati il progetto quando richiesto, la relazione sui materiali e lo schema dell'impianto. Per gli impianti elettrici di messa a terra e di protezione dalle scariche atmosferiche il DPR 462/2001 impone la denuncia e le verifiche periodiche affidate all'ASL, all'ARPA o a organismi abilitati.
Per le macchine immesse sul mercato dopo la Direttiva Macchine servono la dichiarazione CE di conformità, la marcatura e il manuale di istruzioni in italiano. Per le attrezzature dell'Allegato VII, come gru, carrelli semoventi a braccio telescopico, piattaforme elevabili e apparecchi a pressione, occorrono la documentazione della prima verifica e delle verifiche periodiche successive. Per la prevenzione incendi l'attività soggetta deve conservare la SCIA o il certificato di prevenzione incendi e la relativa attestazione di rinnovo periodico.
Il compito del RSPP non è sostituirsi ai tecnici, ma controllare che i documenti esistano, siano coerenti con ciò che si trova in campo e non siano scaduti. Capita di trovare la dichiarazione di conformità dell'impianto elettrico originario mentre il capannone è stato ampliato due volte, o il manuale di una pressa diversa da quella installata. Il confronto tra carta e realtà, fatto con un sopralluogo mirato, è la verifica più utile.