L'articolo 53 del D.Lgs. 81/08 consente l'impiego di sistemi di elaborazione automatica dei dati per la memorizzazione di qualunque tipo di documentazione prevista dal decreto. Il documento digitale è quindi pienamente ammesso, purché il sistema garantisca alcune condizioni: l'accesso ai dati limitato alle persone autorizzate, la validazione delle informazioni inserite attribuibile a chi ne è responsabile, la possibilità di risalire con chiarezza all'autore e alla data, la conservazione nel tempo e la possibilità di produrre copia leggibile per gli organi di vigilanza.
La data certa del DVR, trattata nel blocco dedicato alla valutazione dei rischi, è un esempio di come il formato digitale offra strumenti efficaci: firma digitale con marca temporale, invio tramite posta elettronica certificata, conservazione sostitutiva. Lo stesso vale per deleghe, nomine e verbali che è utile poter datare in modo incontestabile.
I tempi di conservazione variano molto. Per i controlli sulle attrezzature si parla di almeno tre anni; per la documentazione sanitaria e di esposizione ad agenti cancerogeni i periodi arrivano a decenni, perché le patologie possono manifestarsi molto dopo l'esposizione. Gli attestati di formazione andrebbero conservati almeno per tutta la durata del rapporto di lavoro e oltre, perché dimostrano l'adempimento anche dopo la cessazione. In caso di dubbio conviene conservare: un documento eliminato non può più essere esibito quando, a distanza di anni, emerge una malattia professionale o un contenzioso.