Gran parte delle sanzioni che emergono nelle ispezioni riguarda adempimenti periodici lasciati scadere, non obblighi ignorati. Lo scadenzario è lo strumento con cui il RSPP e l'ASPP trasformano la mappa documentale in un calendario di azioni, e va costruito con criteri chiari: oggetto, riferimento normativo, periodicità, ultima esecuzione, prossima scadenza, responsabile, stato.
Le scadenze tipiche sono numerose. La formazione dei lavoratori va aggiornata ogni cinque anni, quella dei preposti ogni due anni secondo l'Accordo del 17 aprile 2025, le abilitazioni per carrelli e piattaforme hanno aggiornamenti quinquennali. Le verifiche degli impianti di terra secondo il DPR 462/2001 sono biennali per cantieri, locali medici, ambienti a maggior rischio in caso di incendio e luoghi con pericolo di esplosione, quinquennali negli altri casi. Gli estintori hanno un controllo periodico semestrale. Le attrezzature dell'Allegato VII seguono la periodicità indicata per ciascuna tipologia. Le visite mediche seguono il protocollo del medico competente.
Un foglio di calcolo con formattazione condizionale che colora in arancio le scadenze entro sessanta giorni e in rosso quelle superate è già uno strumento efficace per una piccola azienda. Nelle realtà con molti lavoratori e molte ditte esterne servono strumenti che inviino promemoria e registrino le evidenze. Qualunque sia lo strumento, lo scadenzario va rivisto con il datore di lavoro a intervalli fissi, perché senza un decisore che assegni risorse le scadenze si accumulano.