Passare dal raccoglitore cartaceo all'archivio digitale non significa scansionare tutto e metterlo in una cartella condivisa. Un archivio utilizzabile ha una struttura stabile, pensata per rispondere in pochi secondi alle domande che arrivano davvero: questo lavoratore ha la formazione per guidare il carrello? Quando scade la verifica della gru del reparto spedizioni? Quale DUVRI si applica alla ditta che sta lavorando oggi in centrale termica?
Una struttura efficace parte dalle entità principali: persone, luoghi, attrezzature, ditte esterne, documenti generali. Ogni file porta un nome con regola fissa, per esempio data in formato anno-mese-giorno, tipo di documento e soggetto, in modo che l'ordinamento alfabetico coincida con quello cronologico. Le versioni superate non si cancellano ma si spostano in una sottocartella di storico, perché può servire dimostrare quale documento era in vigore in una certa data.
Un aspetto delicato riguarda i dati personali. Gli attestati e le idoneità contengono dati comuni e dati relativi alla salute: il giudizio di idoneità con le sue limitazioni può essere conosciuto dal datore di lavoro, ma la cartella sanitaria e di rischio resta custodita dal medico competente con salvaguardia del segreto professionale. Nell'archivio del RSPP non devono finire diagnosi, referti o esami clinici. Il Regolamento UE 2016/679 richiede di limitare l'accesso a chi ne ha bisogno per la propria funzione, tracciare chi consulta i dati e predisporre copie di sicurezza: un archivio perso per un guasto del disco è un archivio che non esiste.