Quando un ispettore dell'ASL o dell'Ispettorato del Lavoro si presenta in azienda, sia per un controllo programmato sia dopo un infortunio, la prima fase è quasi sempre documentale. La richiesta tipica comprende il DVR con la data certa, le nomine di RSPP, medico competente e addetti alle emergenze, il nominativo del RLS, gli attestati di formazione dei lavoratori presenti, la documentazione delle attrezzature che si vedono in uso, i verbali delle riunioni periodiche e, se sono presenti ditte esterne, la documentazione degli appalti.
L'ispettore non si limita a contare i documenti: li confronta con ciò che osserva. Se nel reparto c'è un operaio su una piattaforma elevabile, chiederà il suo attestato di abilitazione e la verifica periodica di quella macchina; se il DVR dichiara che il rumore è sotto gli 80 decibel ma i lavoratori indossano cuffie, chiederà la valutazione fonometrica.
Le criticità che emergono più spesso sono note: DVR non aggiornato dopo cambiamenti significativi, formazione mancante o non documentata per i neoassunti e i lavoratori somministrati, attrezzature senza verifiche, appalti senza DUVRI o con costi della sicurezza non indicati. Il RSPP può ridurre lo stress di questi momenti preparando un fascicolo ispezione: una cartella con i documenti principali aggiornati, un indice e un referente che sappia dove trovare il resto. Durante la visita è corretto collaborare, rispondere con precisione, non improvvisare e annotare ogni richiesta per dare seguito nei tempi indicati.